Home Sweet Office: tips voor (thuis)werken na de crisis

Hoe we het goede van de crisis kunnen behouden

”Toen was thuiswerken heel ongewoon”, las ik laatst ergens. Is thuiswerken een blijver na de Coronacrisis, of zal het met ons thuiswerken net zo gaan als eerder met Het Nieuwe Werken? Willen we dat het ”heel gewoon” blijft, en zo ja, hoe krijgen we dat voor elkaar?

Er was een crisis voor nodig om het thuiswerken een boost te geven. De Coronacrisis werkte als een hefboom . Zo sterk, dat veel werknemers nu al aangeven niet klakkeloos terug naar het oude te willen. Verplicht op kantoor werken is niet meer zo vanzelfsprekend. Een werkweek verdeeld over een paar dagen thuis en een paar dagen op kantoor is voor velen het nieuwe ideaal.

Thuiswerken is niet nieuw. Eeuwenlang werkten de meeste mensen thuis, tot de opkomst van de industrialisatie. Begin deze eeuw kwam thuiswerken opnieuw in de belangstelling door de invoering van Het Nieuwe Werken. Onder die noemer werd de opkomende digitalisering ingezet voor flexibilisering van het werk naar tijd en plaats. Maar ondanks een enthousiaste start nam het thuiswerken toch nooit echt de vlucht die ervan verwacht werd. Net zoals die andere maatregel uit Het Nieuwe Werken, de flexibele werkplek, die al snel eerder gehaat dan geliefd werd.

De valse start van thuiswerken

Hoe is die valse start van het thuiswerken te verklaren? Een paar redenen:

• Een verkeerde invalshoek
  “Laten we de nieuwe mogelijkheden van ICT optimaal benutten om het werk te flexibiliseren” klinkt goed, maar is een heel ander uitgangspunt dan beginnen met: “Laten we kijken waar medewerkers behoefte aan hebben.”
  
  
• Voorzieningen niet op orde
  Aan het begin van de huidige crisis bleek dat er technisch nog best veel geregeld moest worden bij veel bedrijven. Wat hielp was dat het aanbod van (betaalbare) technische mogelijkheden veel groter is dan pakweg 10 jaar geleden én dat uitstel nu geen optie was. Zonder techniek geen contact, want de medewerkers zaten hoe dan ook plotseling thuis.
  
  
• Verkeerde doelstellingen
  Het Nieuwe Werken werd vooral ingezet als instrument om kosten te besparen, en minder als instrument voor flexibiliteit. Zo voelden in 2017 veel rijksambtenaren zich in de steek gelaten toen ze werden geconfronteerd met een nieuw gebouw met te weinig werkplekken. Er werd vooruitgelopen op een daling van het aantal werknemers, en bezuinigingen waren het hoofdmotief voor de invoer van flexibele werkplekken en thuiswerken.
  
  
• Eenzijdige invulling van het woord flexibiliteit
  Waar het ook misging was bij organisaties waar flexibiliteit vooral flexibiliteit van de kant van de werknemer betekende, en veel minder van de kant van de werkgever. Eenzijdig maatwerk. Denk aan flexibiliteit in de vorm van thuiswerken voor een beperkte groep, een privilege dat elk moment weer ingetrokken kon worden als het organisatiebelang, niet dat van de medewerker, dat vereiste.
  
  
• Niet gebaseerd op vertrouwen maar op ouderwetse werknormen en dus kostbaar voor werknemers
  De flexibiliteit die verleend werd leek werknemers enige controle te geven, maar werknemers zagen nogal eens van thuiswerken af omdat de kosten voor hen eenvoudig te hoog waren. Een privilege is een afwijking van een norm, en de norm die nog steeds (soms onuitgesproken) heerst is: werken doe je op kantoor, door zichtbaar aanwezig en beschikbaar te zijn. Aan thuiswerken kleefde een negatief waardeoordeel.
  
  Het gevolg? Wantrouwen van managers (die hun medewerkers niet zagen werken en bang waren voor misbruik), jaloezie bij collega’s, maar ook verminderde promotiekansen.

Maar het kan dus toch

De afgelopen maanden hebben ons geleerd dat thuiswerken wel kan. Werknemers hebben kunnen ervaren hoe het is om thuis te werken en welke voordelen dat kan hebben. Zonder zwemband in het diepe gegooid met soms slechte voorzieningen, weinig technische ervaring en lastige omstandigheden moesten ze er plotseling het beste van maken. Het kon niet anders, en het bleek minder eng dan gedacht. Want iedereen zat in hetzelfde schuitje.

Werkgevers die eerder nog koudwatervrees hadden, hebben inmiddels kunnen ervaren dat thuiswerken niet zo’n grote black box is, en werknemers niet in de verleiding brengt de kantjes erbij af te lopen. Het bewijs dat werknemers meer in hun mars hebben dan ze misschien ooit hadden kunnen denken, als ze daarvoor de ruimte en vooral ook het vertrouwen krijgen.

Poten doorzagen

Onbewust hebben grote groepen werknemers en werkgevers hiermee aan de poten onder een aantal hardnekkige, verouderde ideeën over werk gezaagd: de suggestie dat hoeveel uur een werknemer al dan niet zichtbaar op kantoor aanwezig is iets zegt over de kwaliteit en opbrengsten van zijn of haar werk.

We zijn er bijna (maar nog niet helemaal)

We boeken vooruitgang, maar zijn er nog niet helemaal. Hoe voorkomen we dat alles toch weer teruggaat naar het oude, en dat we de goede opbrengsten van het thuiswerken met het badwater weggooien? Daarvoor moeten die poten nog wat verder doorgezaagd.

Een paar tips:

• Zorg voor een veilige omgeving en vertrouwen:
  
  
  • Steek tijd in het goed leren kennen van je collega-werknemers. Realiseer je dat iedereen verschillend is, maar dat ook hun behoeften in verschillende fasen en contexten anders zijn.
  • Maak in wat je zegt en doet duidelijk dat thuiswerken geen afwijking van de norm is, en dat je daar niet op afgerekend wordt. Geef het goede voorbeeld.
  • Zeg afspraken niet eenzijdig op. Vraag je altijd af of iets wat het belang van een collega schaadt wel echt goed is voor de organisatie.
  • Behandel elkaar als gelijkwaardige volwassenen. Wees je bewust van de valkuilen van macht, status en hiërarchie en zorg dat je alert bent op ongezonde ‘ouder-kind’-patronen.
  • Maak duidelijk hoe voortgang en prestaties gemeten worden, en doe dat op basis van indicatoren die iets zinnigs meten. Te vaak meten we dingen die vooral makkelijk te meten zijn maar niets over de resultaten van het werk zeggen, zoals aantal uren aanwezigheid.
  • Wees open: informeer elkaar tijdig, en betrek alle collega-werknemers bij de toekomst van de organisatie.
  • Voorkom micromanagement en biedt iedereen ruimte om zelf vorm te geven aan haar of zijn eigen werk. Bijvoorbeeld door (het actief stimuleren en ondersteunen van) jobcrafting.
  • Zorg voor blijvend goede voorzieningen om met elkaar in contact te blijven.
    
    
• Grijp de ervaringen uit de crisis aan om met elkaar in gesprek te gaan en te blijven:
  
  
  • Wat heeft het thuiswerken de afgelopen tijd opgeleverd, wat wil je graag houden en waarom? Wat ga je zelf anders doen? Hoe ziet ideale werksamenwerking er uit, en hoe kunnen jullie die samen invullen?
  • Kijk samen door een nieuwe bril naar hoe het werk georganiseerd is: waarom zijn dingen zoals ze zijn? Is er een effectievere manier om doelen te bereiken die recht doet aan de verschillen tussen mensen?
  • Geef aan wat je nodig hebt (van je managers en van je andere collega’s) om je werk goed te kunnen doen.

Gebruik deze blog om het gesprek aan te gaan met je collega’s. Wacht niet af maar ga met elkaar in gesprek en blijf dat doen.