“Winter is coming”- het motto uit Game of Thrones, dat zoveel wil zeggen als: wees alert en voorbereid op de komst van de kou. Het heeft even geduurd dit jaar, maar er moet inmiddels ’s ochtends weer vorst van de autoruiten gekrabd worden. En fietsen zonder handschoenen is ook geen pretje meer. Dat is buiten. Maar hoe is het met je ‘werkklimaat gesteld?’
Ruzie om de radiatorknop
De verwarming staat weer aan, tot wisselend genoegen van de kantoorbewoners. Je kent dat misschien wel. De een houdt van lekker fris, en wil het liefst de hele dag het raam open, terwijl voor de ander de thermostaat niet hoog genoeg opgedraaid mag worden. Lastig als je een werkruimte met elkaar deelt.
Als er iets wel duidelijk wordt uit de verwarmingsdiscussies, is het wel dat het binnenklimaat van invloed is op je werk én dat er verschil bestaat tussen objectieve en gevoelstemperatuur.
Maar er is nog een ander ‘werkklimaat’, dat niet te reguleren is met een thermostaat, en nog veel nauwer komt. Hoewel je het niet kunt meten in graden Celcius, kun je het er bij slechte klimaatbeheersing wel koud van krijgen. Zo koud dat je niet goed meer kunt functioneren op je werk (en zelfs daarbuiten). Voor het gemak zal ik dat klimaat ‘werkvorst’noemen. En daar is geen extra warme trui tegen opgewassen. Maar misschien wel een sjaal.
Werkvorst
Hoe ontstaat werkvorst? Even een klein lesje over survival. Je hebt het misschien niet door, maar elke vijf seconden scant je brein in je omgeving naar mogelijke bedreigingen. Nog voor je er van bewust bent en ‘gevaar’ kunt denken schiet je lichaam al in vecht-, vlucht- of bevriesreactie. Het brein probeert bedreigingen te ontwijken, en daarbij is de werkwijze van je brein: ‘better safe than sorry’.
Ook bij twijfel gaat het alarm af; onderscheid maken tussen groot en klein gevaar, daar doet je brein niet aan. Alles is zwart of wit. Je voelt de emoties die ontstaan al voordat je begrijpt waar ze vandaan komen.
Een nuttig overlevingsmechanisme uit de oertijd, maar tegenwoordig soms knap lastig. Want diezelfde angstreactie die ontstaat als je in levensgevaar bent omdat een roofdier je dreigt op te eten, kan ook veroorzaakt worden door een bedreiging van een aantal sociale behoeften die naast fysieke behoeften (zoals bijvoorbeeld eten, water en onderdak) van levensbelang zijn. Dat zijn status, zekerheid, autonomie, verbondenheid en eerlijkheid.
SCARF
David Rock deed er onderzoek naar. In het Engels vormen de eerste letters van deze sociale behoeften samen het woord SCARF (Status, Certainty, Autonomy, Relatedness en Fairness) – oftewel “sjaal” op zijn Nederlands.
Worden je sociale behoeften gestimuleerd, dan voel je je goed, en ontstaat toenaderingsgedrag (wat je prettig vindt zoek je op). Worden ze bedreigd, dan ontstaan angst en pijn, stress en vermijdingsgedrag. Kortom: werkvorst.
Mensen zijn sociale wezens. We hebben elkaar nodig, en dus hebben we geleerd om samen te werken, in groepen. Krijgen we het gevoel niet bij de groep te horen en buitengesloten te worden, verliezen we onze status binnen de groep, of worden we zelf (of een ander) niet eerlijk behandeld, dan is dat dus bedreigend. Wist je dat sociale pijn net zoveel pijn kan doen als fysieke pijn?
We moeten ook snel kunnen voorspellen wat er gaat gebeuren, en we moeten weten hoe we bedreigingen kunnen ontwijken en dus zelf invloed uit kunnen oefenen op wat er gebeurt. Onzekerheid en bedreiging van onze autonomie maken dan ook machteloos en angstig en veroorzaken stress.
In de kou gezet door werkvorst
Omdat je brein geen onderscheid maakt tussen kleine en grote, en fysieke of sociale bedreigingen, is er maar weinig nodig om werkvorst te laten ontstaan. Een paar voorbeelden:
- Je krijgt geen erkenning voor belangrijk werk dat je doet (bedreiging van je status).
- Er wordt voor je besloten, ook als het gaat om dingen die je prima of misschien zelfs beter zelf zou kunnen doen (bedreiging van je autonomie).
- Je wordt niet geïnformeerd over of betrokken bij dingen die belangrijk voor je zijn en jou ook aangaan (bedreiging van je verbondenheid).
- Je hebt goed werk geleverd, maar wordt alleen maar aangesproken op dingen die beter zouden kunnen (bedreiging van je eerlijkheid).
Aan wegrennen, vluchten of bevriezen heb je bij sociale bedreigingen natuurlijk niet veel. En vervelender: de stress die erdoor ontstaat raak je niet zomaar weer kwijt en maakt dat je je slecht voelt en je werk minder goed gaat doen. Plannen, concentreren, beslissingen nemen, samenwerken en problemen oplossen – daar heeft je brein dan even geen ruimte en energie voor.
Een warme sjaal voor de feestdagen
Het goede nieuws is dat je iets aan werkvorst kunt doen. De energie die daarvoor nodig is, wek je met elkaar op. Net zoals werkvorst ontstaat omdat mensen zich in de omgang met elkaar bedreigd voelen in hun sociale behoeften, is diezelfde samenwerking tussen mensen de basis voor een veilig en dus prettig werkklimaat.
Je kunt het werkklimaat verbeteren door te zorgen dat iedereen in de organisatie zich er bewust van is dat ieder mens (in verschillende mate) de sociale behoeften status, zekerheid, autonomie, verbondenheid en eerlijkheid heeft.
Ook helpt het om te weten dat ogenschijnlijk kleine gedragingen al een ‘vecht-vlucht-bevries-reactie’ kunnen opwekken. Denk bijvoorbeeld aan feedback die alleen maar gericht is op wat er niet goed gaat, geen aandacht voor dingen die goed gaan, micromanagen of het niet tijdig geïnformeerd worden over veranderingen.
Je kunt sociale behoeften ook ‘voeden’. Sociale beloningen werken veel effectiever dan bijvoorbeeld financiële beloningen. Geef complimenten waar die op zijn plaats zijn, biedt mensen de mogelijkheid zich te verder te ontwikkelen, zorg dat iedereen zich betrokken voelt, voldoende zeggenschap heeft over de invulling van zijn of haar eigen werk, en geïnformeerd wordt. Kan dat om wat voor reden dan ook nog niet, geef dan in elk geval aan waarom dat zo is en wanneer er wel informatie komt.
Probeer bedreigingen van sociale behoeften dus zoveel mogelijk te voorkomen, en maak slim gebruik van sociale beloningen. En doe tenslotte moeite elkaar en elkaars ‘gevoelstemperatuur’ echt te leren kennen – iedereen is immers verschillend, en reageert anders.
“Dat gaat niet in de kleêren zitten: want dat raakt het herte.” Schreef Carolus Tuinman in zijn spreekwoordenboek. Dat gaat je niet in de kouwe kleren zitten. Vrij vertaald: ‘kouwe kleren’ – oftewel bovenkleding – houden werkvorst niet tegen. Die dringt veel dieper door.
Geef elkaar deze feestdagen daarom een warme sjaal cadeau – beter dan Glühwein!